Il y a trois grandes étapes dans le parcours d’un collaborateur au sein d’une entreprise.
Premièrement, il y a l’intégration, appelée également onboarding, que les entreprises soignent de plus en plus. L’onboarding permet d’accueillir les nouveaux collaborateurs dans les meilleures conditions. Ensuite, la deuxième étape est l’évolution interne que va connaître le salarié. Puis, la phase d’offboarding représente la période de départ d’un collaborateur de la société. Cette dernière est importante pour une multitude de raisons. De la sécurité à la marque employeur, une bonne gestion de l’offboarding a des impacts non-négligeables sur votre entreprise.
Pourquoi mettre en place une stratégie d’offboarding?
Savoir accompagner un collaborateur à 100%, de son arrivée à son départ, est un avantage pour une entreprise. Dans un environnement professionnel où les changements arrivent rapidement, une entreprise peut avoir à ajuster ses effectifs tout comme un collaborateur peut décider de quitter l’entreprise pour aller vers de nouveaux horizons. Dans les deux cas, instaurer des mesures pour que cette séparation se passe de manière sereine et constructive est primordial. Définir un processus d’offboarding évitera bien des désagréments aux deux parties et à leur relation.
Un investissement pour le futur
D’une part, il est très rare de rester dans la même entreprise toute une carrière. Les sociétés représentent généralement des étapes dans un parcours professionnel. Malgré ce fait, il peut arriver que certaines entreprises soient destabilisées par le fait qu’un salarié veuille les quitter.
À moins que le salarié en question prenne un tournant drastique dans sa carrière, il restera sans doute dans un secteur ou un emploi similaire. La manière dont le collaborateur parlera de son ancienne entreprise à son entourage professionnel et personnel aura un impact direct sur la marque employeur de l’entreprise. De plus, avec les réseaux sociaux, les avis et les expériences collaborateurs circulent plus vite et atteignent une audience plus large. Il est donc préférable que le collaborateur reste un ambassadeur positif de son ancienne entreprise auprès des potentiels futurs clients ou salariés.
D’autre part, organiser un offboarding dans les meilleures conditions permet au salarié d’envisager de revenir au sein de la structure plus tard dans sa carrière. En effet, en lui apportant votre soutien lorsqu’il souhaite partir vers de nouveaux challenges, il gardera en tête le professionnalisme de l’entreprise et un départ en bons termes. Ce phénomène de « Boomerang rehire », c’est-à-dire réintégrer une entreprise pour laquelle on a travaillé dans le passé, arrive dans 15% des cas. Ces cas de réintégration de l’entreprise, représente un recrutement à faible coût pour l’entreprise, ce qui est un atout non négligeable. De surcroît, 40% des interrogés sont ouverts à l’idée de retourner travailler pour un ancien employeur. On peut penser qu’un offboarding géré de manière plus agréable et efficace serait susceptible d’améliorer ce pourcentage.
Envoyer un message positif
Reconnaître le travail accompli par un collaborateur et l’impact positif qu’il a eu sur l’entreprise lorsqu’il était en poste est un moyen d’augmenter la satisfaction des salariés et la culture d’entreprise. Chez Apple par exemple, lorsqu’un salarié part, il a le droit à un tonnerre d’applaudissements de ses collègues et des clients présents. Cet événement permet au salarié de se sentir valorisé et reconnu pour le travail qu’il a fourni.
Chercher à s’améliorer constamment
Les entreprises qui atteignent un bon niveau de satisfaction collaborateur et une bonne réputation en termes de marque employeur se sont souvent remises en question et adaptées. Pour pouvoir s’améliorer, attirer et fidéliser les talents, il faut être ouvert à la critique et au changement. Or, lorsqu’un salarié part, c’est une excellente opportunité d’avoir un feedback constructif sur les points à améliorer dans l’entreprise. En effet, ces salariés sur le départ sont plus à même de divulguer ce qui les dérange dans l’entreprise que les salariés actuels qui ne se permettent pas forcément de communiquer sur ces sujets sensibles.
Comment réussir sa stratégie d’offboarding?
Une fois que l’entreprise a acté sa volonté de mettre en place une stratégie d’offboarding, il faut définir une feuille de route. Elle servira de guide à suivre à chaque fois qu’un collaborateur quittera la structure. Ce guide se décline en plusieurs étapes, qui sont à personnaliser et à adapter en fonction de votre structure et de vos objectifs. Pour définir la stratégie d’offboarding de votre entreprise, voici un récapitulatif des actions indispensables à mettre en place.
1/ Communiquer sur le départ : Informez les personnes concernées du départ de leur collègue avant que l’information ne circule de manière informelle. Les collaborateurs apprécieront la transparence et la franchise. Afin de marquer positivement le moment du départ, vous pouvez organiser un événement (goûter, apéro, repas, etc.) ou simplement un moment d’au revoir respectueux.
2/ Organiser la passation : Mettre un place une période de passation entre la personne sortante et son successeur est le meilleur moyen de transférer efficacement le savoir de l’une à l’autre. L’idéal est donc un chevauchement entre les contrats des deux concernés. Si ce n’est pas possible, demandez à l’offboardé de préparer un manuel sur ses missions, ses bonnes pratiques, et toutes les informations nécessaires à une prise de poste facilitée.
3/ Récupérer le matériel et supprimer les accès : Tout le matériel prêté à l’arrivée doit se voir restitué lors du départ. Le plus pratique est d’établir une liste lors de l’onboarding dont on se resservira lors de l’offboarding. De plus, assurez-vous de déconnecter l’ancien collaborateur de toutes les ressources (changer les mots de passe, désactiver son badge, le désinscrire du réseau interne, etc.) afin d’éviter tout souci de cyber piratage, fuite d’informations et autres tracas qui peuvent s’avérer préjudiciables.
4/ Clôturer l’administratif : Pensez au solde de tout compte, au remboursement des notes de frais, au certificat de travail et autres documents administratifs pour que le collaborateur puisse partir en toute sérénité.
5/ Effectuer une « exit interview » : Un départ est le bon moment pour écouter ce que les collaborateurs ont à dire. Pour recueillir des informations pertinentes, il faut montrer que l’on est à l’écoute et dans une démarche constructive afin que le collaborateur soit à l’aise pour parler librement. Ensuite, il est important d’analyser ces feedbacks pour mettre à jour la stratégie de l’entreprise.
6/ Remercier l’équipe : Un départ est une période difficile à vivre pour l’équipe qui reste. La charge de travail de la personne partante se retrouve récupérée et partagée entre les autres salariés. Profitez de ce moment pour remercier vos collaborateurs pour l’investissement et le travail dont ils font preuve. Cela leur permettra d’être plus motivés à intégrer leur nouveau collègue.
7/ Rester en contact : Que ce soit via un réseau d’anciens ou les réseaux sociaux, garder le contact est bénéfique. À travers des actualités et des événements, le réseau continue de se développer en multipliant les échanges et les rencontres dans la convivialité. De plus, cela véhicule les valeurs fortes de votre marque employeur.
8/ Utiliser la technologie : Pour traiter au mieux le sujet de l’offboarding, il est plus facile de l’automatiser. OneAragon propose de gérer sur une seule plateforme toutes les tâches liées à l’offboarding mentionnées ci-dessus. Ce type de plateforme peut permettre à l’employeur de déconnecter l’employé de toutes les ressources en un clic ou encore de donner à l’ex-collaborateur un package de sortie (certificat de travail, solde de tout compte, etc.). Il peut même s’occuper de la formation et de la passation des connaissances ainsi que de gérer le feedback salarié.
