Gare à l’improvisation ! Rêver de ses congés c’est bien, anticiper la vie au bureau sans sa présence c’est mieux. Et ça se prépare très tôt. La tranquillité estivale est à ce prix, au risque sinon d’être saisi d’angoisse sous le parasol. L’essentiel est de planifier ce qui peut l’être avec des échéances et de faire une entière confiance à ceux qui restent à leurs postes. Sinon, à 200 ou 1 000 kilomètres de votre havre de paix, ils vous dérangeront. Le vacancier doit rester indisponible. Voici le compte à rebours gagnant d’Alix de Saint-Denis, coach et conseil en management.
J-21 : Dégager les priorités présentes et à venir
Seul dans votre bureau, consacrez deux heures à faire une to-do-list pour les prochaines semaines. Quels sont les dossiers à finaliser vous-même avant votre départ ? Quels sont ceux d’importance à confier ? Qui est compétent et apte à vous remplacer, dans quel domaine ? Qui peut prendre des décisions majeures ? Notez déjà des noms. Visez une délégation globale à accorder à une personne sûre : un adjoint, un ancien dans l’entité, un pair. Prévoyez en parallèle des délégations spécifiques, untel sur la question Y, un autre sur le projet Z. Enfin réservez le non-urgent pour votre retour.
J-15 : Organiser de solides délégations
Il est temps de trancher si vous peinez à lâcher prise. Durant un mois, l’activité va tourner au ralenti. Alors inutile de s’inquiéter après avoir délégué tâches et responsabilités, les enjeux ne sont, a priori, pas cruciaux. Puis fixez sur l’agenda des rendez-vous avec vos collaborateurs afin de leur transmettre vos recommandations.
Attention, recevoir vos futurs représentants, expliquer, écouter, impliquer prend du temps. N’oubliez pas de communiquer les éléments utiles à une bonne relève. Etablissez un récapitulatif écrit. Plus vous sentirez les gens informés et concernés, plus vous serez apaisé.
J- 10 : Trier, classer, ranger
Votre bureau doit être impeccable si vous voulez que vos collaborateurs s’y retrouvent durant votre absence. Faites des piles, étiquetez les dossiers afin de faciliter l’identification des documents. Et puis songez que l’un ou l’autre voudra peut-être s’isoler derrière votre table de travail pour se concentrer durant vos congés. Une liberté qu’il est capital d’afficher afin de montrer à tous que vous partez confiant.
J-5 : Informer ses interlocuteurs usuels
“C’est Jean qui s’occupe de la commande… Marie assurera la coordination du dossier Z”. Mieux vaut avertir de vive voix les fournisseurs, les clients et vos collègues des services voisins des affectations provisoires de chacun dans l’équipe ou à côté. C’est courtois et c’est aussi une façon d’assoir la crédibilité de vos mandataires.
Rassurez vos correspondants : oui, vous reprendrez certaines problématiques à la rentrée. Par ailleurs, interdisez-vous dorénavant de répondre aux mails complexes sinon vous serez embarqué dans une affaire que vous n’aurez plus le loisir de terminer. Transférez-les illico à qui de droit.
J-1 : Elaborer et enregistrer ses messages d’absence
“Bonjour… Je suis indisponible jusqu’au 15 août. Pour toute urgence vous pouvez joindre Jean L. au numéro suivant.” Informatifs, ces quelques mots laissés sur votre répondeur téléphonique doivent être brefs.
Idem pour la réponse automatique sur votre messagerie électronique : “Absent du 1er au 25 août, pour toute urgence veuillez contacter Marie D. à tel numéro et à telle adresse mail”. Cela prouvera que vous êtes organisé et que vous avez su passer le relais avec efficacité. Je conseille de rajouter une phrase conviviale du style “Je vous souhaite un bel été” ou “Bonnes vacances à tous”.
J : Donner les clés et les ultimes consignes
Il est temps de confier vos clés d’armoire et codes d’ordinateur à Jean, le remplaçant en chef. Un geste capital afin de lui permettre d’accéder aux documents indispensables pour les projets en cours ou ceux qui arriveront. Puis faites la tournée des “au revoir” et assurez-vous que tout le monde a ce qu’il lui faut pour avancer son ouvrage. Convenez avec Jean de points de contact durant l’été : “Tu peux m’appeler ce lundi matin à 11 heures tapantes” ou, si les sujets sont brûlants, “tous les lundis matins”. Proposez un code en cas de pépin : un SMS, un sonnerie à trois coups, etc. Cela vous sécurisera.
J+2 et suivants : s’en tenir aux règles fixées et… buller
Une fois à la mer ou à la montagne, prévoyez des activités ludiques, sportives pour vous vider la tête. Honorez les rendez-vous téléphoniques promis, relevez vos mails une fois par jour si ça vous rassérène, puis éteignez tout. Rappelez-vous: les vraies urgences sont dans les hôpitaux !
