Travailler efficacement en équipe nécessite du « travail » autant sur soi que sur l’organisation d’un cadre idéal.
Passage en revue de 6 conseils pour s’assurer un meilleur climat collaboratif au sein de votre équipe.
1- Oubliez les titres, chaque collaborateur doit s’exprimer
Oubliez les rôles, oubliez les titres… c’est ce que chaque collaborateur dit qui a de l’importance. En effet, les collaborateurs les plus efficaces sont ceux qui donnent moins de crédit à la position hiérarchique des individus qu’aux solutions qui émanent de chacun. C’est en acceptant que chacun reste dans son petit périmètre étriqué que l’on bride la créativité d’une entreprise. Il est donc préférable de travailler avec des collaborateurs qui osent s’exprimer et qui acceptent de ne pas toujours avoir raison. Les membres de l’équipe sont donc plus à l’aise, ont le sentiment bien réel qu’ils ont suffisamment de valeur dans l’entreprise pour que leur avis compte.
2 – Organisez des réunions si c’est nécessaire
La transparence est l’une des clefs majeures pour une dynamique collaborative réussie. Les réunions peuvent ainsi être le parfait moment d’échange pour favoriser la collaboration. Une occasion idéale pour mettre en pratique le conseil #1, et s’exprimer à un moment où les autres collaborateurs seront à l’écoute. Il est important de cadrer les réunions en se posant 2-3 questions simples : quel est l’objectif précis de la réunion, quelle est l’échéance de l’objectif et qui est directement concerné dans l’équipe. Il faut ensuite faire figurer ces informations noir sur blanc au moment d’inviter les collaborateurs à faire une réunion. Favoriser les réunions courtes ou les personnes sont debout : elles seront plus productives.
Une réunion N’EST PAS une occasion de réassurer son leadership, de réaliser un bras de fer du pouvoir avec les autres collaborateurs… et surtout, une réunion n’est pas un rituel, un besoin quotidien pour brasser du vent et faire perdre du temps à l’équipe. Si personne ne demande de réunion, c’est probablement qu’il n’y pas de raisons d’en faire une. Par contre, dès que vous avez besoin d’évoquer un point avec toute l’équipe, sondez vos collèges à la machine à café pour voir s’ils ressentent également ce besoin de clarifier certains points.
3 – Favorisez la convivialité hors du bureau
Que ce soit lors d’un BBQ sur la terrasse du bureau ou lors d’un afterwork dans un bar, pensez à vous aménager des moments hors du bureau pour laisser entrer la convivialité dans votre équipe, en discutant à bâtons rompus, sans barrière hiérarchique. Une équipe est bien plus efficace lorsque la motivation, la confiance, et le moral sont élevés. Partager ce genre de moments va donner un sentiment d’appartenance et une implication personnelle qui va au-delà des horaires de travail et des objectifs business.
Au-delà des afterworks, les déjeuner d’équipes sont également une bonne solution : aller au restaurant, ou encore mieux : préparer le repas ensemble lorsque cela est possible. On empiète ainsi moins sur la vie personnelle de chacun et on peut créer un moment d’intimité même dans le cadre du bureau.
4 – Apprenez les tâches de chaque membre de l’équipe
Apprendre à mieux connaître tous les employés lors de ces moments privilégiés (présenté en #3.) est une excellente chose. Mais il sera encore plus bénéfique de prendre ensuite du temps avec eux pour comprendre le rôle concret qu’il a dans l’entreprise, les tâches qui occupent son quotidien, connaître les objectifs que vous n’imaginiez peut-être pas. En effet, il y a probablement un certain nombre de personnes avec qui vous ne travaillerez jamais directement mais cela vous donnera une autre perspective sur le projet et sur la mission de l’entreprise. Il est même possible qu’avec une meilleure connaissance des équipes, vous soyez capable de revenir avec de nouvelles idées lors des prochaines réunions.
5 – Alternez les environnements de travail : open space, bureau, télétravail
Il y a des personnes qui détestent les Open Space, d’autres qui ne souhaitent pas faire autrement. Le fait est qu’il est bon de pouvoir changer d’environnement de travail. Il vous faudra ainsi avoir des moments en Open Space pour échanger rapidement des informations lors d’instants cruciaux, tout en ayant la convivialité de ce moment en équipe. Mais à d’autres moments, vous aurez besoin de vous isoler pour faire le point sur vos objectifs personnels, pour avancer sur un projet sans aucune distraction possible : le bureau fermé sera une bonne solution. Mieux encore, embrassez le télétravail comme un moyen de permettre aux employés de mieux s’organiser, d’éviter les temps de transport pour dormir un peu plus, réduire le stress, travailler calmement pour une journée.
6 – N’abusez pas de l’email
L’email n’est pas synonyme de collaboration. Il s’agit juste d’un outil de communication. La différence entre les deux ? La communication va dans un sens puis dans l’autre, tout comme l’email qui est linéaire. La collaboration, elle, a de multiples axes. Quand les échanges se font dans un environnement qui nous appartient et qui englobe tous les éléments d’un même contexte (objectif, qui, quoi, quand, comment), on découvre d’autres aspects qui permettent de mieux comprendre ce sur quoi on discute. »
Alors oui, nous continuerons toujours d’envoyer des emails, c’est certain, mais il faut commencer à l’utiliser à bon escient.
Les technologies évoluent et nombreux outils intègrent maintenant cette dimension collaborative. Nous pouvons désormais échanger dans un contexte précis et ne plus perdre de temps à retrouver les informations liées à des points spécifiques de notre activité.
