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Avis d'expert

Les processus RH d’onboarding[1] et d’offboarding[2] sont les piliers de la marque employeur.

Quelles sont les bonnes pratiques en la matière ? Attendu qu’il ne peut y avoir durablement de clients satisfaits sans salariés eux-mêmes satisfaits de leur expérience vécue au travail, quel est l’impact de ces processus sur la performance globale de l’entreprise ? Quelles sont les attentes des candidats, nouveaux embauchés, salariés et ex salariés en matière de recrutement, d’intégration et de départ ? A quels objectifs stratégiques, économiques, managériaux et psychologiques répondent une politique réussie d’onboarding et d’offboarding ? Quels sont les bénéfices d’une solution de gestion intégrée des processus de recrutement, d’intégration et de rétention ?

La première édition d’AragonHub s’est tenue le 15/11/2018 de 9h à 12h au Digital Center d’Econocom (Puteaux). Une trentaine de participants étaient présents à cette matinale RH sur la thématique du Onboarding au cours de laquelle Markess, ExclusiveRH et Aragon-eRH sont intervenus.

Les solutions de gestion qui automatisent et rationalisent l’onboarding ainsi que l’offboarding procurent des bénéfices indéniables : gain de temps, gain d’image et gains de productivité.

Selon Markess, le recrutement figure dans le top 6 des processus les plus critiques en termes de gestion des données RH[1]. 68% des décideurs RH interrogés[2] estiment que l’automatisation de leurs processus RH (dont ceux du recrutement et de l’onboarding) est le principal défi à relever – avec le digital – d’ici 2020.

80% des décideurs RH auront recours à des solutions RH en mode SaaS d’ici 2020 : le Cloud computing et le mode SaaS sont en effet considérés comme des solutions privilégiées pour la gestion des recrutements[3] (61%), devant l’évaluation et la performance (55%), la formation (52%), la gestion des congés et des absences (45%), puis la paie (42%).

Entre la signature de leur contrat et leur premier jour, OneAragon permet aux candidats de créer des liens relationnels et stratégiques avec leur nouvel employeur. De la pré-intégration à la post-intégration (i.e. au cours des douze premiers mois), l’onboarding rend directement opérationnelles vos nouvelles recrues, tout en garantissant une marque employeur efficace. La performance individuelle et collective en sont ainsi augmentées.

 

De l’expérience candidat à l’expérience salarié : quelles bonnes pratiques d’onboarding et quels bénéfices pour l’entreprise et les nouveaux embauchés ?

  1. L’onbarding permet de diminuer les coûts directs et cachés associés aux embauches ratées

L’expérience candidat (phase de recrutement et d’onboarding) et l’expérience salarié (phase de développement et de fidélisation des talents) ont un impact sur la performance globale de l’entreprise. Isabelle Saffar, Directrice Générale d’Aragon-eRH, précise que chaque recrutement constitue non seulement un investissement budgétaire et temporel significatif, mais aussi qu’un recrutement raté coûte entre 20k€ et 200k€ à l’entreprise, et même jusqu’à 630k€[3] pour certains postes à haute responsabilité.

Le benchmark du Taux d’Echec du Processus d’Embauche (TEPE 2017©) de Mozart Consulting[10] nous enseigne d’ailleurs que 18,2 % des CDI ne sont pas confirmés à l’issue de la période d’embauche, avec un coût moyen (direct et caché) de 50k€ à 100k€ par embauche non aboutie et, de 4,31% de la masse salariale totale des entreprises. Dans près de 2 fois sur 3 c’est le collaborateur qui est à l’initiative de l’échec du processus d’embauche. Effectivement, 20% des nouveaux collaborateurs envisagent de quitter l’entreprise dès leur premier jour de travail, et 86% des nouveaux engagés décident de rester ou de quitter l’entreprise dans les 6 mois.

Considérant qu’un programme d’onboarding permet un taux de rétention des nouvelles recrues supérieur à 50%, la performance RH est de fait contributive de la performance globale de l’entreprise.

 

[1] Source : MARKESS by exaegis France, 2018-2020 (en % de décideurs) – Echantillon : 60 décideurs RH et SIRH.

[2] Source : MARKESS by exaegis France, 2017-2020 (en % de décideurs) – Echantillon : 113 décideurs RH et SIRH.

[3] Source : MARKESS by exaegis France, 2018-2020 (en % de répondants) – Echantillons : 115 décideurs RH et SIRH en 2016, 75 en 2017.

[4] Rupture de la relation par le candidat qui ne répond plus aux sollicitations (celui-ci pouvant même ne pas se présenter à la date de début de son contrat et ce, sans prévenir ni donner d’explications).

 

  1. L’onboarding permet de satisfaire les attentes des candidats et des nouveaux embauchés
  • Attente n°1 : Appréhender facilement le contexte culturel et organisationnel de l’entreprise

Dès le début du processus de recrutement, le candidat aspire à trouver les réponses à ses questions élémentaires (dimensions où, pour quoi, pour qui). Il s’agit donc de nourrir le plus tôt possible sa réflexion en lui livrant des informations utiles sur le marché, les activités/produits/services, l’écosystème, les règles du jeu, les us et coûtumes, les valeurs, les procédures et les personnes clés de l’entreprise.

  • Attente n°2 : Comprendre la personnalité, le fonctionnement et les attentes de son manager

Le candidat, et à plus forte raison le nouvel embauché, a besoin de savoir ce qui est précisément attendu de lui pour s’engager dans l’action et s’impliquer dans l’atteinte d’objectifs individuels et collectifs (dimensions quoi, pour quoi, pour qui et avec qui). Il lui faut connaître ses missions, les objectifs et les résultats attendus pour qu’il en déduise les comportements à adopter (dimensions quoi, quand et comment).

  • Attente n°3 : Découvrir le cadre du travail, les collègues et les outils disponibles

La personne cherche notamment à évaluer si les moyens qui sont mis à sa disposition sont suffisants pour accomplir le travail prescrit. Ces informations ayant trait aux caractéristiques de l’environnement de travail ainsi qu’aux outils disponibles (dimensions quoi, quand, comment, avec qui et avec quoi) lui permettent de se projeter dans son futur poste.

  • Attente n°5 : Connaître les perspectives

Expliquer la politique RH de l’entreprise en matière de développement des compétences, de mobilité interne et de parcours de carrière peut suffire à convaincre un candidat indécis face à plusieurs propositions d’embauche. Il est d’ailleurs recommandé de se mettre à sa place lorsque lui sont présentés les avantages offerts par l’entreprise. Mieux la situation personnelle de la personne est connue, et plus il est aisé de mettre l’accent sur les arguments qui sauront la convaincre de vous rejoindre (télétravail possible, avantages en nature, ambiance de travail, parcours d’évolution sur-mesure, etc.).

  • Attente n°6 : Recevoir des feedback

La reconnaissance de l’utilité d’un collaborateur et du travail qu’il fournit (ou qu’il va fournir) est une dimension importante pour que le sens qu’il donnera à son travail et pour la perception de sa place dans l’organisation. Recevoir des feedback permet à la personne de mieux s’ajuster en reproduisant les attitudes ou comportements qui ont fait l’objet d’un feddback positif et en corrigeant les aspects qui ont suscité un feedback négatif. Trouver le bon ton, le bon moment et les bons mots peut être un exercice difficile, mais un retour négatif est préférable à l’absence de feedback[9].

  1. L’onboarding limite le risque de ghosting[4]

Un processus d’onboarding enclenché dès l’étape du recrutement permet de limiter le risque de ghosting en créant des occasions d’entrer en contact, avant son arrivée, avec le futur embauché. D’une part, ceci est de nature à rassurer celui-ci sur le fait qu’il est espéré et attendu. D’autre part, en ayant connaissance de ce qui lui est proposé avant le jour de son arrivée, il est amené à répondre aux sollicitations et donc à s’engager dans la relation. Celle-ci sera moins facilement rompue que si aucun contact n’est pris entre la signature de son contrat et son premier jour de travail. Enfin, un défaut de réponse de la part du futur collaborateur constitue une alerte à traiter pour décider, par exemple, de relancer éventuellement un processus de recrutement et ce, sans attendre qu’un ghosting se produise le premier jour de travail.

  1. L’onboarding accroît l’implication et fidélise les nouveaux entrants

a) Inviter un futur collaborateur non encore intégré à participer à un événement convivial (voire à une visioconférence) présente de nombreux avantages parmi lesquels :

  • lui signifier qu’il est déjà considéré comme faisant partie de la vie de l’entreprise (activation du sentiment d’appartenance),
  • la création des premiers liens avec ses collègues et la possibilité de se présenter à eux dans une ambiance décontractée (avec un protocole moins formel que celui du premier jour),
  • lui permettre de vérifier la présence de valeurs partagées et la qualité de l’ambiance.

b) La mise à la disposition d’un support de type Who is Who depuis la solution d’onboarding permet aux futurs arrivants de découvrir à l’avance les photos et les postes de tous les collaborateurs de l’entreprise (album photos, vidéo, annuaire, etc.). Cet ancrage mnésique leur permettra de mieux s’orienter à leur arrivée en découvrant à l’avance qui seront leurs premiers interlocuteurs.

c) La transmission à l’intéressé(e) des communiqués internes diffusés pour informer de l’arrivée prochaine d’un nouveau collaborateur permet de minimiser le risque d’apparition d’un sentiment de méfiance, en contribuant au contraire au sentiment de transparence.

d) L’organisation d’une rencontre (petit-déjeuner, café ou déjeuner par exemple) au cours du premier mois avec le CEO de l’entreprise valorise l’importance accordée à chaque nouvel arrivant.

e) Attribuer à chaque nouvelle recrue un parrain ou une marraine (personne différente de son manager) cautionne l’importance donnée au succès de l’intégration ainsi qu’au rôle du feedback (en signifiant que celui-ci peut être donné par quelqu’un d’autre que par le supérieur hiérarchique). Ainsi, des employés disposant d’une ancienneté suffisante peuvent être désignés à tour de rôle comme des mentors chargés d’effectuer la visite des locaux, d’apporter des réponses et de délivrer des conseils.

f) Impliquer le manager et valoriser son rôle pour la réussite du programme d’intégration est fondamental tant le manager est une personne clé. Non seulement ce dernier doit avoir conscience de cet état de fait, mais il doit aussi et surtout avoir les moyens d’exercer sa mission. Ceci implique de lui permettre de libérer du temps pour rendre son collaborateur opérationnel, pour offrir à celui-ci une oreille attentive et finalement pour faire en sorte que l’intégration entraîne la fidélisation. Une formation du manager peut être envisagée pour ce faire. Enfin, le versement d’une prime sur onboarding réussi peut confirmer le caractère stratégique de l’objectif ainsi que la cohérence de la démarche.

5. L’onboarding rend les collaborateurs productifs plus rapidement

  • En proposant aux candidats et aux nouvelles recrues de suivre un MOOC avant leur arrivée sur les métiers et les activités de l’entreprise, non seulement on leur permet de s’impliquer dans leur formation d’intégration en faisant preuve de curiosité intellectuelle, mais aussi l’on diminue le temps (rémunéré) nécessaire pour les rendre opérationnels et donc productifs. Pour être bénéfique à la marque employeur, il va sans dire que cette démarche doit reposer sur le volontariat…
  • Préparer à l’avance les outils de travail nécessaires (anticipation de la commande et du délai de livraison, puis réalisation de leur configuration) permet de rendre ceux-ci disponibles aux nouveaux collaborateurs sans délai d’attente, ce qui réduit la frustration de ne pouvoir être immédiatement opérationnel et réduit aussi le sentiment d’un accueil désorganisé. Par ailleurs, offrir à l’avance le choix entre un téléphone Android ou Apple, entre un ordinateur Mac ou PC, entre un véhicule de société break ou berline, etc. augmente la satisfaction des utilisateurs qui vous en seront certainement reconnaissants. Enfin, réaliser le paramétrage de l’adresse e-mail professionnelle sur tous ses outils dès le jour de l’arrivée du collaborateur permet à celui-ci de s’intégrer plus rapidement.
  • Un accueil anticipé, organisé et programmé pour toutes les parties permet de se focaliser sur la définition, le suivi et la réalisation des objectifs qualitatifs à atteindre au cours du premier mois. Ces objectifs structurent le tout début de cette période stratégique d’intégration et contribue à en faire un succès.
  1. L’onboarding rend l’entreprise attractive et améliore sa marque employeur
  • Pour être performante, la marque employeur doit correspondre à une promesse tenue de façon tangible. S’il existe un gap entre ce qui est annoncé à l’extérieur et ce qui se produit à l’intérieur de l’entreprise, le sentiment d’incompréhension, de méprise voire de trahison peut émerger dans l’esprit des nouveaux embauchés. Ceux-ci aspirent en effet à ce que la promesse se réalise dès le jour de leur arrivée. Or, il se trouve aussi que la période d’essai est particulièrement affectionnée par les chasseurs de tête qui s’emploient à créer le doute auprès des personnes dont le poste n’est pas encore confirmé, car leur préavis est minimum. Au cours de cette période sensible, il est donc essentiel que le programme d’intégration se déroule comme prévu, avec des rendez-vous pris dans les agendas et honorés, avec un manager disponible, avec le respect des engagements contractuels, etc. Ainsi, le nouvel employé pourra considérer qu’il a fait le bon choix et sera moins enclin à étudier d’autres aux promesses qui pourraient lui être faites pendant sa période d’essai (qui est aussi celle de son intégration).
  • La performance de la marque employeur s’apprécie également grâce à l’évaluation de la satisfaction des nouveaux collaborateurs à l’égard de leur processus d’intégration. La passation d’un questionnaire directif ou semi directif, permet de leur donner la parole, par exemple, à J+30, J+45 et J+150 de leur arrivée. Le feedback des nouveaux entrants est utile pour comprendre comment améliorer le processus d’onboarding et aussi pour uniformiser celui-ci entre les différentes entités de l’entreprise. L’étude des résultats de cette initiative permet de garantir une qualité identique de recrutement et d’intégration au sein des différentes filiales et localisations de l’entreprise.
  1. Un onboarding efficace est forcément automatisé, et permet de numériser tant les tâches administratives que stratégiques

L’intégration d’un nouveau membre dans l’entreprise implique la réalisation de nombreuses tâches administratives qui répondent à des enjeux légaux. Comme nous l’avons vu précédemment, les étapes sont nombreuses entre la rédaction de l’offre d’emploi et l’établissement du premier bulletin de paie. Du reste, pour satisfaire ses obligations légales, tout employeur d’une entreprise française est tenu après la signature du contrat de travail d’effectuer la DPAE, d’organiser la visite médicale, de gérer les temps de travail et la déconnexion, d’établir la paie, de prévoir la formation et aussi d’organiser le développement des compétences de ses salariés. Assurer la sécurité et la prévention des risques relève aussi de ses responsabilités.

 

L’offboarding, un processus également très stratégique

L’instantanéité et la diffusion de masse des réseaux sociaux facilitent l’émission d’avis sur une marque. C’est l’ensemble de l’écosystème de l’entreprise (clients, fournisseurs, consommateurs, collaborateurs) qui peut ainsi s’exprimer à son propos, pour le meilleur et pour le pire…

encouragent les clients, fournisseurs, consommateurs et collaborateurs à émettre des avis

Il se trouve qu’un salarié peut rendre (anonymement ou non) publiques des commentaires négatifs (avec Glassdoor par exemple) sur le fonctionnement de l’entreprise, son ambiance, et les collaborateurs qu’il quitte. Ces avis négatifs jouent en la défaveur de l’entreprise en nuisant à son image, à sa performance sociale et in fine à sa performance globale. Du reste, ce type d’avis complexifie les processus de recrutement et d’onboarding. De ce fait, assurer le processus d’offboarding avec le même effort que celui de l’onboarding peut être stratégique pour l’entreprise[6].

 

Caractéristiques d’un offboarding réussi[6] :

  1. Une expérience de départ respectueuse et positive.

Avant toute chose, il est de important de vérifier que l’ensemble des dossiers traités par le salarié seront clos au moment de son départ. Ensuite, organiser une rencontre entre ce dernier et un responsable des ressources humaines s’avère important pour qu’il ne parte pas avec des questions laissées sans réponse, notamment à propos de ses congés payés ou du régime de retraite dont il dépend. Enfin, prévenir l’ensemble de l’équipe et remercier le collaborateur avant son départ sera bénéfique pour les relations a posteriori. Le seul fait de dire au revoir avec le sourire permet de laisser à l’ancien salarié un dernier souvenir positif de l’entreprise.

  1. Un au revoir qui va au-delà du simple entretien de départ.

L’entreprise est gagnante en permettant au salarié sortant de s’exprimer en termes positifs et négatifs sur son expérience personnelle dans le sens où les avis de chacun permettent d’améliorer le fonctionnement général. Ainsi, proposer aux salariés sortants de remplir un questionnaire spécifique à chaque poste est une façon d’identifier les atouts et les faiblesses internes dans l’objectif de corriger ces dernières.

  1. Des salariés sortants qui deviennent des ambassadeurs de la marque en servant de référence.

Le départ d’un « talent » est bien sûr une perte pour l’entreprise mais, si le processus d’offboarding se déroule correctement et que les relations restent positives au moment du départ, les ex salariés peuvent contribuer à communiquer une image positive de l’entreprise et à faciliter des recrutements ultérieurs en servant de référence.

 

Conclusion

En permettant de gérer l’ensemble du processus d’onboarding et d’offboarding, OneAragon est une solution qui a été conçue pour répondre à tous les enjeux stratégiques et administratifs évoqués.

Par le fait de proposer aux nouveaux collaborateurs un accueil organisé, fluide et complet car informatisé, les collaborateurs sont rendus productifs plus vite, à un moindre coût, et la promesse faite est tenue au bénéfice de la marque employeur. Un collaborateur bien intégré aura plus de chance de rester et de s’investir dans l’organisation sur le long terme. Les coûts de recrutement et le turn-over sont réduits tandis que l’on garantit la satisfaction de tous (collaborateur, manager, collègues et employeurs).

 

Découvrez les atouts d’une solution de gestion intégrée d’onboarding et d’offboarding.

 

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Bibliographie :

[1] Aragon-eRH. (2017, 8 septembre). Onboarding d’Emily chez Softcorp [Vidéo en ligne]. Repéré à URL https://www.youtube.com/watch?v=CG7-HpckBJs

[2] David, T. (2015). 38 Percent of Fired or Laid-Off Employees Share Negative Reviews of Their Former Employers, Reveals New CareerArc Employer Branding Study. Repéré à http://www.prweb.com/releases/2015/06/prweb12801994.htm

[3] Engel, C., Solus, H. (2017). Recrutement : un enjeu business – Augmentez vos profits, évitez le gâchis. France : Dunod. https://www.exclusiverh.com/articles/logiciel-gpec/infographie-combien-coute-un-recrutement-rate.htm

[4] Finel, D. (2018, 14 mai). Onboarding: 5 bonnes pratiques à adopter [Billet de blogue]. Repéré à http://celsa-rh.com/2018/05/onboarding-une-pratique-rh-essentielle

[5] Grenier, A. (2017). Startup RH de la semaine : Onboarding : chaque intégration ratée d’un nouvel employé coûte 7000€ à l’entreprise !. HRVoice. Repéré à https://www.hr-voice.com/bien-etre-qvt/startup-rh-de-la-semaine-onboarding-chaque-integration-ratee-dun-nouvel-employe-coute-7000e-a-lentreprise/2017/11/28

[6] Huhman. H. R. (2016). What About Offboarding? EntrepreneurEurope. Repéré à https://www.entrepreneur.com/article/274012

[7] Jobvite (2015). The Jobvite Recruiter Nation Survey. Repéré à https://www.jobvite.com/wp-content/uploads/2015/09/jobvite_recruiter_nation_2015.pdf

[8] Maurin, P. (2017). Les nouvelles tendances du onboarding. FocusRH. Repéré à https://www.focusrh.com/tribunes/les-nouvelles-tendances-du-onboarding-par-pierre-maurin-29742.html

[9] Montant, P. (2015, 8 juillet). Les 5 attentes des collaborateurs envers leur dirigeant [Billet de blogue]. Repéré à https://exekutive.biz/article-5625-les-5-attentes-des-collaborateurs-envers-leur-dirigeant.html#.W-7gEIFKjnE

[10] Mozart Consulting. (2017). Benchmark sectoriel du Taux d’Echec du Processus d’Embauche 2017 (TEPE 2017©). Social Advisor. Repéré à https://www.socialadvisor.fr/tepe-2017

[11] Snell, A. (2006). Researching onboarding best practice: Using research to connect onboarding processes with employee satisfaction. Strategic HR Review5(6), 32-35.