Vous êtes submergé par les tâches à accomplir ou noyés sous une avalanche d’emails ?
Vous éprouvez des difficultés à gérer vos priorités ou à tenir des délais ? Vous vous dites que la solution serait d’avoir plus de 24 heures dans une journée pour pouvoir tout faire ?
Gérer sa vie privée et des obligations professionnelles est un réel casse tête de nos jours. Des changements dans notre environnement perturbent également les équilibres installés. Il faut donc continuellement se réadapter.
Heureusement, les travaux de chercheurs et spécialistes comme Sune Carlson, Vilfredo Pareto ou Ivan Illich sont d’un précieux secours pour rompre les mauvaises habitudes et gagner chaque jour un peu de temps.
Les 6 lois du temps pour être plus efficace :
1. LOI DE MURPHY : GARDEZ DU TEMPS POUR L’IMPRÉVU
Edward Murphy, ingénieur américain en aérospatiale, a effectué de nombreuses expériences sur les effets de la décélération sur un humain lors d’un crash. Lors d’une de ces expériences, le hasard a voulu que tous les capteurs aient été montés à l’envers. D’où le constat : « Une tâche prendra toujours plus de temps qu’on ne l’imagine. Et ce qui peut mal tourner tournera mal ».
Mise en pratique : N’enchainez pas les rendez-vous dans votre agenda, prévoyez un battement entre chaque. Pour les tâches à accomplir, prévoyez du temps supplémentaire, surtout si vous ne maîtrisez pas encore le travail à réaliser.
2. LOI DE CARLSON : LIMITEZ LES INTERRUPTIONS
Sune Carlson a dans les années 50 observé l’activité de managers pour constater qu’ils étaient interrompus toutes les 20 minutes en moyenne. Il a aussi remarqué qu’il faut au moins 3 minutes de concentration avant de pouvoir reprendre et continuer une tâche.
Mise en pratique : Désactivez dans Outlook le signal sonore et/ou l’alerte visuelle d’arrivée d’un message, mettez votre téléphone sur répondeur ou instaurez une plage horaire pendant laquelle vous fermez la porte de votre bureau. Si vous travaillez sur un plateau, indiquez à vos collaborateurs quand vous désirez ne pas être dérangé.
3. LOI DE PARETO : FOCALISEZ-VOUS SUR L’ESSENTIEL
Cette loi s’inspire des théories de l’économiste italien Vilfredo Pareto qui a formulé en 1906 le constat que 80 % des richesses sont détenues par 20 % de la population. Cette loi est devenue empirique et se vérifie dans tous les domaines. Cela donne dans le monde de l’entreprise que 20% du travail effectué produit 80% des résultats.
Mise en pratique : Déléguez les tâches qui peuvent être réalisées par quelqu’un d’autre. Les premières heures passées au bureau sont souvent utilisées pour lire ses emails ou pour surfer sur internet. Faites ceci plus tard dans la journée et commencez directement avec ces 20% qui produisent 80% de résultats.
4. LOI DE PARKINSON : FIXEZ-VOUS DES DÉLAIS
Cyril Northcote Parkinson a longuement étudié l’administration britannique. Il en a déduit en 1958 qu’un travail tend à se « dilater » pour occuper tout le temps disponible. Cela veut dire que même si l’on dispose d’un délai important pour accomplir une tâche, on consomme la totalité du temps imparti. Cela veut dire aussi que sans délai, la tâche à tendance à s’éterniser…
Mise en pratique : fixez-vous des délais réalistes.
5. LOI D’ILLICH : ACCORDEZ-VOUS DES PAUSES
Ivan Illich, penseur autrichien décédé en 2002, a énoncé la loi du rendement au bureau : « Au-delà d’une certaine durée, on devient moins productif, voir contre-productif ». La concentration optimale dure en moyenne 45 minutes.
Mise en pratique : Évitez le sandwich devant votre écran sur le temps du midi. Changez-vous les idées régulièrement en par exemple prenant un bol d’air frais, en prenant une pause café ou en papotant avec un collègue.
6. LOI DE LABORIT : FAITES LE PLUS DIFFICILE EN PREMIER
Le biologiste Henri Laborit a consacré sa vie à l’étude du comportement humain. Il montrait que l’homme est doté d’un programme biologique de survie qui lui fait fuir le stress et cherchait en priorité le plaisir. C’est « la loi du moindre effort ». Le danger est de repousser sans cesse les tâches ennuyeuses et de les expédier en dernière minute.
Mise en pratique : commencez votre journée par une tâche difficile pour vous. Accordez-vous une récompense (une pause, une activité plus plaisante, …) une fois la tâche terminée.
